Pour centraliser, communiquer ou mettre les compétences en commun, une plateforme digitale peut transformer votre activité.
La gestion d’une entreprise au quotidien, et particulièrement la gestion de projets, peut être un exercice complexe. Cela est particulièrement vrai dans le contexte actuel où les échanges entre collaborateurs se sont digitalisés davantage avec le télétravail. Il est plus que jamais primordial de se doter d’une plateforme collaborative qui va permettre à vos collaborateurs de disposer d’outils de travail centralisés, de moyens de communication efficaces, et de possibilités de mise en commun des compétences pour enrichir la créativité et l’innovation. Découvrez comment choisir une plateforme collaborative pertinente peut accélérer vos projets et votre transformation numérique !
Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?
Plateforme collaborative désigne la réunion au sein d’une même plateforme logicielle tous les outils qui sont utiles à une collaboration efficace entre les équipes, dans un but de stimuler la productivité et la créativité, créer des relations saines entre les employés par une communication accessible à tous, et généralement de faire avancer des projets de manière fluide et réactive. Une plateforme collaborative propose ainsi des outils de communication, tels que des réseaux sociaux d’entreprise, des espaces de discussion en ligne, des fonctionnalités de visioconférence et de partage d’écran, des calendriers partagés ou encore des outils d’édition collaborative en temps réel pour permettre à plusieurs collaborateurs de travailler en direct sur les mêmes documents.
Les plateformes collaboratives : adaptées à la transformation digitale (avantages)
Utiliser une plateforme collaborative permet de centraliser tous les outils et fonctionnalités sur une seule plateforme, ce qui facilite leur accès ainsi que leur appropriation par les collaborateurs. Tout ce dont ils ont besoin pour communiquer, éditer, planifier, décider est à disposition, avec une intégration entre les différents composants.
Une plateforme collaborative a un rôle essentiel dans la communication entre les équipes. Grâce aux nombreux canaux de communication, les équipes peuvent communiquer confortablement et efficacement. Plutôt que de perdre des informations enfouies dans des échanges d’e-mails interminables, des outils de discussion facilement accessibles permettent à tous les collaborateurs d’être informés, d’interagir de manière constructive, sans disperser les informations. Le réseau social d’entreprise permet quant à lui de lier les équipes entre elles.
À travers l’usage de la plateforme et les outils de travail efficaces et adaptés, les compétences sont mises en commun, stimulant ainsi la créativité et l’innovation, notamment à travers des solutions d’édition en temps réel ou chacun peut apporter ses idées, et voir ses suggestions valorisées jusqu’à l’aboutissement des projets.
Enfin, une plateforme collaborative permet une plus grande transparence et une meilleure accessibilité de l’information. Chaque collaborateur peut facilement développer une vue d’ensemble exhaustive, une vision globale de tous les projets en cours. Ceci est aussi valable pour les clients avec lesquels vous partagez ces informations.
Les plateformes collaboratives dans un contexte de télétravail
La situation particulière liée à la crise sanitaire de 2020 a considérablement modifié notre rapport au télétravail qui s’est systématisé pendant de longues périodes. Même si en 2021 on voit apparaître une sortie de crise et un retour progressif à plus de présence physique au bureau, le télétravail n’est pas amené à disparaître. Les plateformes collaboratives s’adaptent parfaitement à cette donne, il s’agit même d’outils qui permettent une continuité du travail entre les équipes, mêmes privées de lieux physiques pour se retrouver, discuter et innover ensemble. Les messageries instantanées, les visioconférences, le partage des fichiers et la dématérialisation n’ont pas attendu la crise du COVID pour être largement utilisés, notamment au sein d’équipes réparties géographiquement. Avec des outils modernes, on peut désormais travailler à plusieurs en temps réel sur un même document. Quel que soit le type de document, il est possible de suivre les modifications ou les suggestions de chacun, tout en ayant une discussion sous forme de chat ou de visioconférence.
Comment choisir sa plateforme collaborative ? (Gestion sécurisée, plateforme tout-en-un, diagrammes visuels…)
Afin de centraliser les fonctionnalités de communication, de travail collaboratif et de planification et éviter à vos équipes de se connecter à différents outils qui n’ont pas forcément de cohérence entre eux, choisir une plateforme collaborative qui intègre toutes ces fonctionnalités sur une seule interface peut être intéressant.
Plusieurs aspects d’une plateforme collaborative sont à étudier lorsque vous faites votre choix. Une notion essentielle est évidemment la sécurité, notamment au niveau de l’accès aux fichiers et documents dématérialisés. Une bonne plateforme permet à tous vos collaborateurs d’accéder à leurs documents sur un espace cloud. Celui-ci doit permettre une bonne gestion des droits, une protection solide des accès par mots de passe ainsi qu’un partage facile, mais sécurisé de documents.
La communication et la planification des projets sont aussi des éléments essentiels. Veillez à choisir une plateforme qui permet de créer des tâches avec la possibilité de gérer leur avancement par étapes avec tableaux kanban par exemple, et de visualiser l’avancement, notamment avec des diagrammes de Gantt.
